واحد اداری و مالی معاک به‌عنوان یکی از واحدهای زیرساختی و پشتیبان مؤسسه، مسئول طراحی، هدایت و نظارت بر فرآیندهای مالی، اداری و پشتیبانی است و نقشی اساسی در تضمین انضباط سازمانی، شفافیت مالی و پایداری عملیاتی معاک ایفا می‌کند. این واحد با اتکا به قوانین و مقررات جاری، استانداردهای حرفه‌ای و رویکرد پاسخ‌گو، بستر لازم برای تحقق مأموریت‌ها و برنامه‌های کلان مؤسسه را فراهم می‌سازد.
حوزه مالی
حوزه مالی واحد اداری و مالی، عهده‌دار مدیریت و ساماندهی کلیه امور مرتبط با منابع و تعهدات مالی مؤسسه است. این حوزه با رعایت اصول حسابداری و الزامات قانونی، وظایف زیر را بر عهده دارد:
- مدیریت امور حسابداری، مالیاتی و بیمه‌ای مؤسسه
- برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی و نظارت بر منابع مالی
- تهیه و تنظیم صورت‌های مالی و گزارش‌های موردنیاز مراجع ذی‌صلاح
- ثبت، طبقه‌بندی، نگهداری و بایگانی اسناد و دفاتر قانونی
- پرداخت حقوق و مزایای پرسنل و کنترل تعهدات مالی
- تعامل و پاسخگویی به مراجع حسابرسی، مالیاتی و نظارتی
حوزه اداری و منابع انسانی
حوزه اداری با تمرکز بر مدیریت سرمایه انسانی و نظم‌بخشی به فرآیندهای اداری، نقش مهمی در ارتقای بهره‌وری سازمانی ایفا می‌کند. مهم‌ترین مسئولیت‌های این حوزه عبارت‌اند از:
- برنامه‌ریزی و اجرای امور پرسنلی مطابق با قانون کار و مقررات داخلی
- تنظیم، تمدید و نظارت بر قراردادهای کارکنان
- صدور، بررسی و به‌روزرسانی احکام اداری
- ساماندهی نظام حقوق و دستمزد و امور رفاهی کارکنان
- رسیدگی به امور مرتبط با صندوق‌ها و تسهیلات پرسنلی
- ایجاد هماهنگی اداری میان واحدهای مختلف مؤسسه
حوزه پشتیبانی و خدمات عمومی
حوزه پشتیبانی با هدف فراهم‌سازی زیرساخت‌های فیزیکی و خدماتی، مسئول پشتیبانی عملیاتی از فعالیت‌های جاری مؤسسه است. این حوزه وظایف زیر را دنبال می‌کند:
- مدیریت، نگهداری و ساماندهی فضاها و ساختمان‌های مؤسسه
- برنامه‌ریزی و اجرای جابه‌جایی واحدها بر اساس نقشه‌های مصوب
- رسیدگی به امور تاسیسات، تجهیزات و زیرساخت‌های فنی
- شناسایی و رفع نواقص فیزیکی و ایمنی ساختمان‌ها
- فراهم‌سازی امکانات موردنیاز برای فعالیت بهینه واحدها
رویکرد و جایگاه سازمانی
واحد اداری و مالی معاک با رویکردی حاکمیتی، منظم و مسئولانه، می‌کوشد ضمن صیانت از منابع مالی و انسانی مؤسسه، زمینه‌ای امن، پایدار و شفاف برای فعالیت تخصصی سایر واحدها فراهم آورد و به‌عنوان بازوی اجرایی مدیریت، در تحقق اهداف راهبردی و انسان‌دوستانه معاک ایفای نقش نماید.